ADMINISTRASI PELAKSANAAN DAN PASCA PELAKSANAAN KONSTRUKSI

Sistem Administrasi Proyek Blog ke-6

ADMINISTRASI PELAKSANAAN KONSTRUKSI
1. Kantor
a. Administrasi Teknik

   • Rencana pelaksanaaan  time schedule

   • Rencana keuangan  termijn

   • Laporan bulanan pelaksanaan
b. Administrasi Keuangan
   • Rencana Keuangan  cash flow
   • Buku kas

   • Buku jurnal

   • Laporan bulanan keuangan
c. Administrasi Logistik
  • Rencana Bahan Konstruksi

  • Rencana Peralatan Konstruksi

  • Rencana Tenaga Kerja Konstruksi

2. Lapangan
a. Administrasi Teknik
   • Realisasi waktu pelaksanaan  Time Sch
   • Gambar kerja
   • Request kegiatan
   • Laporan harian
   • Laporan mingguan
   • Laporan bulanan
b. Administrasi Keuangan
   • Buku/laporan Biaya upah kerja
   • Buku/laporan Biaya peralatan konstruksi
   • Buku/laporan Biaya material konstruksi
   • Buku jurnal lapangan
   • Buku kas lapangan
c. Administrasi Logistik
  • Buku laporan material konstruksi
  • Buku laporan tenaga kerja konstruksi
  • Buku laporan peralatan konstruksi

ADMINISTRASI PASCA PELAKSANAAN KONSTRUKSI

1. Kantor
a. Teknik
   • Laporan akhir pelaksanaan proyek
   • Dokumen operasional proyek
b. Keuangan
   • Laporan akhir keuangan proyek
c. Logistik
   • Laporan akhir material konstruksi
   • Laporan akhir peralatan konstruksi
   • Laporan akhir tenaga kerja konstruksi

2. Lapangan
a. Teknik
   • Gambar kerja
b. Keuangan
   • Laporan akhir operasional di lapangan
   • Laporan akhir material di lapangan
   • Laporan akhir peralatan di lapangan
   • Laporan akhir tenaga kerja di lapangan
c. Logistik
   • Laporan akhir material konstruksi
   • Laporan akhir peralatan konstruksi
   • Laporan akhir tenaga kerja konstruksi

PERPRES 16 TAHUN 2018

PERPRES 16 TAHUN 2018

Sistem Administrasi Proyek Blog ke-5

Ada beberapa hal yang dapat dirangkum dari video tentang perubahan perpres No. 54 Tahun 2010 menjadi Perpres No. 18 Tahun 2018
Latar Belakang perubahan Perpres 1618:

1. Pengadaan mempunyai peran penting dalam pelaksanaan pembangunan, ada rp. 800 T belanja negara yang telah dilaksanakan pengadaannya. 
2. Perlunya Value for money dan peningkatan PPDN serta UMKM dan sustainable procurement. 
3. Arahan Pak Jokowi terkait percepatan penyerapan anggaran. 
4. Perpres 11 tahun 2016 yang salah satunya berisi amanat untuk segera melakukan perubahan peraturan pengadaan. 
5. Tindak lanjut Ratas Kabinet 23 Desember 2016. 

Ada 3 hal yang disampaikan dalam revisi perpres ini:

1. Struktur Perpres; semula di perpres 54 tahun 2010 ada 19 bab dan 139 pasal, sekarang di Perpres 16 tahun 18 menjadi 15 bab dan 94 pasal. Lebih sedikit bab dan pasal nya. 
2. Simplikasi; hanya merubah yang bersifat normatif, menghilangkan bagian penjelasan, serta standar dan prosedur yang akan diatur dalam peraturan LKPP dan peraturan kementerian sektoral terkait. 
3. Best Practice; Menerapkan praktek praktek terbaik untuk pelaksanaan pengadaan. 

Selanjutnya ada 12 Pengaturan baru dalam perpres nomor 16 tahun 2018 ini, yaitu:

1. Tujuan Pengadaan; ada VFM, PPDN, UMKM, peran perusahaan nasional, penelitian, industri kreatif, pemerataan ekonomi dan sustainable procurement. 
2. Pekerjaan Terintegrasi; Desaign and build, IT solution, EPC, PPP, dll 
3. Perencanaan Pengadaan; bukan setelah RKA PD atau Renja K/L tapi bersamaan dengan penyusunan nya. 
4. Agen Pengadaan ; UKPBJ, Badan Usaha, perorangan 
5. Konsolidasi Pengadaan; menggabungkan beberapa paket pbj sejenis oleh PA/KPA/PPK/UKPBJ. 
6. Swakelola; ada tipe oleh ORMAS. 
7. Repeat Order; untuk konsultan dapat 2 dipakai dengan RO PL. 
8. E-Reverse Auction; penawaran harga berulang untuk tender cepat, kalau tender < 2 penawaran. 
9. Pengecualian; BLU, Tarif resmi, Praktin bisnis yang mapan, ada UU yang mengatur. 
10. Penelitian; diatur khusus pelaksana, pemilihan dan kontraknya. 
11. E-Marketplace; pasar elektronik untuk memenuhi pbj pemerintah, online shop, eprocurement, epurchasing – katalog nasional, sektoral, lokal. 
12. Layanan Penyelesaia Sengketa oleh LKPP. 

Beberapa perubahan istilah yang muncul dalam revisi perpres ini adalah:

1. ULP menjadi UKPBJ 
2. Lelang berubah manjadi TENDER 
3. Pokja ULP berubah menjadi POKJA PEMILIHAN 
4. Sistem Gugur berubah menjadi Harga Terendah 
5. K/L/D/I berubah menjadi K/L/PD 
6. Dokumen Pengadaan berubah menjadi Dokumen Pemilihan 
7. PPHP berubah menjadi Pejabat/Panitian PEMERIKSA Hasil Pekerjaan. 

Adanya 19 item perubahan signifikan yang diatur dalam perpres 1618 ini, yaitu:

1. Tugas PPHP; melakukan pemeriksaan (jangan disalah artikan mejadi menerima hasil pekerjaan). 
2. Persyaratan Penyedia; sesuai Undang undang, tidak diatur detail. 
3. Penyebutan Merk; boleh untuk komponen, suku cadang, bagian sistem, ekatalog, tender cepat. 
4. PPDN; tidak mempersyaratkan 2 produk dan TKDN < 25%. 
5. HPS; dikecualikan untuk PBJ sd 100 juta, epurchasing, pekerjaan terintegrasi. 
6. Jaminan Penawaran & Sangga Banding; JamPen untuk PK > 10 M nilai 1% sd 3%. JamSB untuk PK dengan nilai 2%. 
7. Metode Pemilihan; Disederhakan hanya dengan Tender, Seleksi, PL, Pengang, epurchasing. 
8. Jenis Kontrak; hanya mengatur jenis kontrak LS, HS, gabungan, Turnkey dan Kontrak Payung. Untuk konsultan hanya: LS, Waktu Penugasan dan Kontrak Payung. 
9. Kontrak Tahun Jamak; >12bulan atau > 1 tahun anggaran untuk pekerjaan yang memberikan manfaat lebih bila di long term kan, maksimal 3 tahun. 
10. Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi; menjadi 100 juta. 
11. Eksekutor E-purchasing; Pejabat Pengadaan sd 200 juta, PPK tidak dibatasi, untuk < 100M harus persetujuan PPK. 
12. Uang Muka Tahun Jamak; 15% dari nilai kontrak. 
13. Perubahan kontrak LS; Boleh dilakukan untuk semua jenis kontrak. 
14. Penyesuaian Harga: mulai dari bulan ke 13 untuk pekerjaanlebih dari 18 bulan. 
15. Keadaan Darurat; diatur dalam pasal sendiri sebagai bagian dari pengadaan keadaan khusus. 
16. Tender/Seleksi Internasional; PK > 1T , B > 50M , JK > 25M, JL > 50M 
17. UKPBJ; dari hulu sd hilir pengadaan, menjadi COE pengadaan (ini kata redaksi heldi.net ya). 
18. Perlindungan Pelaku PBJ; sampai dengan putusan pengadilan. 
19. Daftar Hitam; oleh PA/KPA dan ditayangkan di Unit Kerja terkait LPSE, bisa 1 tahun atau 2 tahun. 

Sebagai Penutup, disampaikan pemberlakuan perpres ini sejak tanggal diundangkan, berarti sudah berlaku. Ada transisi sd 30 Juni boleh dilakukan dengan perpres 54/2010.

Peraturan peraturan turunannya akan dibuat paling lambat 60 hari ke depan.

ADMINISTRASI PRA PELAKSANAAN KONSTRUKSI

ADMINISTRASI PRA PELAKSANAAN KONSTRUKSI

Sistem Administrasi Proyek Blog ke-4

Sebelum melaksanakan suatu proyek pastinya ada hal-hal yang perlu di perhatikan terlebih dahulu, atau dapat disebut tahap pra pelasanaan proyek konstruksi. Adapun tahapannya :

- Konsep

- Studi kelayakan

- Perencanaan

- Pengadaan

A. Konsep

Merupakan keinginan ataupun ide dari owner untuk membangun sesuatu yang sesuai dengan kebutuhannya ataupun orang lain yang menurutnya dapat menghasilkan sesuatu untuk dirinya. Sehinggal akan dikonsepkan idenya terlabih dahulu.

B. Studi Kelayakan

Studi kelayakan merupakan suatu penelitian ilmiah yang dikembangkan dengan prinsip manajemen untuk menilai kelayakan suatu proyek yang direncanakan apakah dapat dilaksanakan dengan berhasil dan menguntungkan atau tidak.

Setiap laporan studi kelayakan mencakup keseluruhan aspek dari suatu proyek, disertai dengan lampiran-lampiran yang berupa keterangan tambahan yang memperjelas dan ringkasan dari keseluruhan isi laporan.

1. Ringkasan dan Kesimpulan (Ikhtisar)
2. Latar Belakang Proyek dan Pemrakarsa
3. Aspek Pasar
   • Pertumbuhan Permintaan dan Proyeksi
   • Kebijaksanaan Pemasaran, Khususnya Kebijaksanaan Saluran Distribusi.
4. Aspek Teknik
   • Lokasi dan Lahan Pabrik
   • Teknologi, Mesin, dan equipment

5. Aspek Manajemen:

   • Kebutuhan Tenaga Kerja

   • Sumber Tenaga Kerja

6. Aspek Finansial:

   • Biaya Investasi (Aktiva Tetap dan Modal Kerja)

   • Cash Flow

   • Proyeksi Neraca dan Laporan Rugi/Laba

7. Aspek Ekonomi:

   • Penambahan Devisa

   • Keuntungan Transfer Pengetahuan/Teknologi

8. Kesimpulan dan Saran

   • Kesimpulan (Pemrakarsa dan Aspek Proyek)

   • Saran (Feasible, Tidak Feasible, Feasible dengan Catatan)

9. Lampiran.

C. PERENCANAAN 

Perencanaan adalah tulang punggung keseluruhan proyek dan harus didasarkan atas sasaran yg jelas. Dengan perencanaan yang tepat, sumberdaya yang memadai dapat disediakan pada saat yang tepat, waktu yang cukup dialokasikan untuk setiap kegiatan proyek dan berbagai komponen kegiatan dimulai pada saat yang tepat.

Dokumen yang dihasilkan pada tahap ini:

   • Dokumen izin mendirikan bangunan

   • BOQ ( Bill of quantity)

   • Rencana kerja dan syarat

   • Syarat-syarat administrasi lelang

   • Gambar perencanaan

   • Gambar tender

   • Gambar konstruksi

   • Shop drawing

   • As build drawing

D. PENGADAAN

Tahap pengadaan dapat dilihat pada gambar berikut

STRUKTUR ORGANISASI DALAM PROYEK

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI DALAM PROYEK

Sistem Administrasi Proyek Blog ke-3

Kelebihan dan kekurangan dari beberapa jenis struktur organisasi di dalam proyek akan saya jabarkan sebagai berikut:

A. Berdasarkan hubungan kontrak :
1. Organisasi Tradisional
>Kelebihan :
- Biaya yang dibutuhkan murah
- Pertanggung jawabannya jelas
- Lebih fleksibel
>Kekurangan :
- Ketergantungan pada satu orang
- Sulit untuk berkembang

2. Organisasi Swakelola
>Kelebihan :
- Dalam pelaksanan proyek pengeluaran biaya lebih transparn
- Owner dapat mengontrol langsung proges proyek
- Hubungan antara owner dan tim swakelola dapat terjalin dengan baik
>Kekurangan :
- Owner akan disibukkan dengan proses pelaksanaan proyek
- Tim swakelola harus terdiri dari orang-orang yang mempunyai kemampuan untuk multitasking

3. Organisasi Manajemen Konstrusi
>Kelebihan :
- Komunikasi dapat berlangsung dengan baik
- Tugas - tugas di dalam organisasi jelas dan tertata dengan baik
>Kekurangan :
- Adanya pengeluaran biaya ganda untuk kontraktor utama dan pajak subkontraktor
- Keberadaan tugas MK dan kontraktor utama dapat saling tumpang tindih

4. Organisasi Turnkey
>Kelebihan :
- Keterlibatan owner di dalam proyek lebih sedikit karena semua kegiatan ditanggung oleh kontraktor
- Hanya membutuhkan satu kontrak saja karena kontraktor mencakup hampir semua aspek yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
>Kekurangan :
- Hasil yang diinginkan owner mungkin tidak maksimal dikarenakan keterlibatan owner sedkit didalam proyek
- Biaya yang dibutuhkan tinggi jika dibandingkan dengan organisasi tradisional.

B. Berdasarkan pelimpahan wewenang :
1. Struktur organisasi garis
>Kelebihan :
- Proses pemgmbilan keputusan cepat
- Solidaritas karyawan umumnya tinggi
- Garis pimpinan tegas
- Pengendalian secara ketat dapat dilaksanakan
Kesatuan pimpinan dalam satu tangan
> Kekurangan :
- Adanya kecerendungan pimpinan bersifat otoriter
- Perkembangan organisasi terbatas
- Karyawan cendrung tergantung pada satu orang dalam organisasi

2. Struktur organisasi garis dan staff
>Kelebihan :
- Adanya pembagian tugas yang jelas
- Bentuk organisasi fleksibel untuk diterapkan
- Koordinasai di dalam organisasi dapat dilaksanakan dengan jelas
>Kekurangan :
- Solidaritas antar karyawan dapat berkurang
- Proses decision makin berliku
- Koor dinasi yang kurang baik pada tinkat staff sehingga dapat menimbulkan hambatan dalam organisasi

3. Struktur organisasi matriks
>Kelebihan :
- Tujuan organisasi menjadi lebih jelas
- Banyak jalur untuk melakukan komunikasi
- Pekerjaan dapat dipahami dengan jelas
> Kekurangan :
- Struktur organisasinya rumit
- Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan
- Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda sehingga memerlukan koordinasi kuat

4. Organisasi Komite
>Kelebihan :
- Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil
- Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin
- Pelaksanaan pengambilan keputusan dapat berlangung baik karena adanya musyawarah
>Kekurangan :
- Proses pengambilan keputusan lambat
- Biaya operasional tinggi
- Jika terjadi masalah cenderung menghindar dari tanggung jawab.